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SEPA Umstellung für die Buchhaltung von Hotels

  
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Jetzt die Umstellung auf SEPA vorbereiten.
Was ändert sich ab dem 1. Februar 2014? Jetzt mit der Umstellung beginnen.

Ab dem 1. Februar 2014 werden auch alle innerdeutschen Zahlungsvorgänge (Lastschrift oder Überweisung) auf SEPA umgestellt. Wer international tätig ist, kennt diese Begriffe längst. Alle anderen müssen sich jetzt schnellstmöglich einarbeiten. Konkret bedeutet die Umstellung, dass anstelle Bankleitzahl und Kontonummer nun IBAN und BIC auf den Zahlungsvordrucken oder Onlinemasken eingetragen werden müssen.  Oder anders gesagt: am 1.2.2014, werden die SEPA-Überweisung und die SEPA-Lastschrift die nationalen Formate für Überweisung und Lastschrift ersetzen.

Dienstleistung der RHC für Buchhaltungskunden

Die RHC als Buchhaltungsdienstleister unterstützt ihre Buchhaltungskunden, in dem sie die Anpassung des Finanzbuchhaltungssystems FIBUNet überprüft. Alle Zahlungsverkehr-Anwendungen sind bereits auf das SEPA – Verfahren angepasst. Wir pflegen darüber hinaus Ihre Kreditoren. Wen wir die neuen Verbindungsdaten IBAN und BIC auf den eingehenden Rechnungen entdecken, pflegen wir dies bereits in den Kreditoren ein. Im späten Herbst bieten wir Ihnen an, alle noch fehlenden Lieferanten anzuschreiben und die Daten zu erfragen. Die gleiche Dienstleistung gilt für Ihre Debitoren, sofern Lastschrifteneinzug vereinbart ist.

Was muss jetzt jedes Unternehmen erledigen?

  • Ergänzung der Angaben IBAN und BIC auf Ihren Geschäftspapieren und Ihren Rechnungen, um auch Ihren regelmäßigen Kunden die Umstellung auf Ihre neuen Zahlungsdaten zu erleichtern. 
  • Die Erfassung von IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner & Lieferanten in Ihrer Buchhaltung.
  • Nutzung von SEPA Lastschriftmandaten statt der bisherigen Einzugsermächtigungen.
  • Beantragung einer Gläubigeridentifikationsnummer für den Fall, dass Sie SEPA – Lastschriftverfahren einsetzen.

Was heißt eigentlich SEPA? Die wichtigsten Details.

SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area. Übersetzt heißt das: Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. Dieser besteht aus den 27 EU-Staaten, den weiteren EWR-Ländern Island, Liechtenstein und Norwegen sowie der Schweiz und Monaco. Im SEPA-Raum werden europaweit standardisierte Verfahren für den bargeldlosen Zahlungsverkehr (Überweisungen, Lastschriften) angeboten. Auf dem Weg zu einem Binnenmarkt in der Europäischen Union, steht nun also der Aufbau eines EURO – Zahlungsverkehrs. Dies wird die europaweiten Geschäftsaktivitäten erleichtern, da diese Umstellung eine Vereinheitlichung der rechtlichen Rahmenbedingungen und des Datenformates beinhaltet.

Die Umstellung betrifft in allen Unternehmen die Debitoren-, Kreditoren und Lohnbuchhaltung. Für eine rechtzeitige Anpassung sollten die Änderungen jetzt starten.

Von besonderer Bedeutung sind für Deutschland dagegen zwei Optionen, von denen der deutsche Gesetzgeber Gebrauch macht: Zum einen erlaubt es die SEPA-Verordnung den Mitgliedstaaten, ihren Zahlungsdienstleistern die Möglichkeit zur kostenlosen Konvertierung der nationalen Kontokennungen in IBAN (und BIC) für Verbraucherinnen und Verbraucher bis zum 1. Februar 2016 zu gestatten. So soll es Verbraucherinnen und Verbrauchern ermöglicht werden, die ihnen geläufige Kontonummer und Bankleitzahl bis zum 1. Februar 2016 für Inlandszahlungen weiter zu verwenden. Ab dem 1. Februar 2016 ist dann ausschließlich die internationale Kontokennung IBAN zu verwenden. Zum anderen dürfen Lastschriften, die mit Hilfe einer Zahlungskarte an der Verkaufsstelle, also z.B. im Restaurant oder der Rezeption generiert werden, bis zum 1. Februar 2016 wie bisher abgewickelt wer - den. Dies betrifft das in Deutschland gängige Elektronische Lastschriftverfahren (ELV). Beim ELV wird an der Kasse mittels einer Zahlungskarte eine Einzugsermächtigung generiert, die der Kunde unterzeichnet und einen Lastschriftdatensatz erzeugt

Was ist die IBAN, wo finde ich IBAN und BIC?

Die  IBAN ist weltweit gültige Nummer für ein Girokonto. Im Rahmen der Einführung des SEPA-Systems für Überweisungen löst sie seit 2008 Schritt für Schritt die Kontonummer und Bankleitzahl ab. Die IBAN ist eine von der ISO (International Organization for Standardization) und dem ECBS (European Committee for Banking Standards; Europäisches Normierungsgremium, welches unter anderem die erleichterte Abwicklung der grenzüberschreitenden Transaktionen bezweckt) entwickelte Norm für die Darstellung von Bankidentifikation und Kontonummer.

Das Problem im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr bisher: Die Kennung der Bankverbindung ist in jedem Land anders. In Deutschland z.B. besteht die Bankverbindung aus der Bankleitzahl und der Kontonummer. Die IBAN soll dieses Problem beseitigen.

Sie finden die IBAN (internationale Bankkontonummer)  und den BIC Ihres Zahlungsdienstleisters – übrigens bereits seit 2003 – auf jedem Kontoauszug. Auch im Online-Banking, etwa unter „Meine Daten“, „Kontodetails“ - je nachdem wie dieser Bereich bei Ihrem Zahlungsdienstleister benannt wird -, können Sie IBAN und BIC finden. Zudem sind diese Angaben inzwischen auch auf den Bankkundenkarten der meisten Zahlungsdienstleister aufgedruckt.

Wenn Sie einen Geldbetrag per SEPA-Überweisung auf ein anderes Zahlungskonto / Girokonto tätigen möchten, also beispielsweise eine Rechnung begleichen wollen, entnimmt man die  Angaben zur Kontoverbindung (IBAN und BIC) beispielsweise den  Geschäftspapieren des Vertragspartners (Rechnung oder Briefkopf).

Was bedeutet BIC?

Der BIC ist die internationale Bankleitzahl eines Zahlungsdienstleisters. Da Zahlungsdienstleister auch durch die in der IBAN enthaltenen Informationen eindeutig identifizierbar sind, muss der BIC nur bei inländischen Überweisungen und Lastschriften bis Februar 2014 und bei grenzüberschreitenden Zahlungen bis Februar 2016 noch zusätzlich zur IBAN angegeben werden.

Was ist eine Gläubiger-Identifikationsnummer?

Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird benötigt zur kontounabhängigen, eindeutigen Kennzeichnung des Gläubigers einer Lastschrift. Zusammen mit einer Mandatsreferenznummer wird eine eindeutige Identifizierbarkeit eines Mandats einer Lastschrift möglich. Für das SEPA Lastschriftverfahren benötigt jeder Gläubiger diese Identifikationsnummer für SEPA. Die Gläubiger-Identifikationsnummer erhält man bei der Deutschen Bundesbank.  Anträge auf Erteilung einer Gläubiger-Identifikationsnummer können ausschließlich elektronisch gestellt werden. Andere Wege werden nicht angeboten. Voraussetzung für die Vergabe einer Gläubiger-Identifikationsnummer durch die Deutsche Bundesbank ist, dass der Lastschriftgläubiger seinen Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland hat. Der Versand der Gläubiger-Identifikationsnummer erfolgt per E-Mail.

Was ist zur Vorbereitung der Umstellung sonst zu beachten:
  • Beginnen Sie rechtzeitig Ihren Kunden auf Rechnungen, Briefpapier oder für Überweisungen aus Onlineshops Ihre IBAN (internationale Bankkontonummer)  zu kommunizieren. Bedenken Sie, dass diese Nummern in der Kreditorenverwaltung Ihrer Kunden eingetragen werden müssen. In machen größeren Unternehmen kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.
  • Fordern Sie bei Ihren Lieferanten und Dienstleistern rechtzeitig die neuen Nummern an und verarbeiten Sie diese in Ihrer Kreditorenverwaltung.
    Stellen Sie sicher, dass Ihre eigene Kreditorenverwaltung diese zusätzlichen Informationen verarbeiten kann, sprechen Sie mit Ihrem Software- oder Buchhaltungsdienstleister.
  • Erfassen Sie rechtzeitig IBAN und BIC Ihrer Mitarbeiter um auch ab Anfang 2014 die Löhne korrekt auszuzahlen.
  • Stellen Sie Lastschrift- und Einzugsermächtigungsverfahren rechtzeitig um.
  • Unternehmen und öffentliche Verwaltungen müssen bis zum 1. Februar 2014 die nach der SEPA-Verordnung erforderlichen technischen Umstellungen vornehmen (z.B. Verwendung der IBAN bei Inlandszahlungen und des ISO 20022 XML Formats bei gebündelter elektronischer Einlieferung). Dadurch wird eine durchgängige und vollautomatisierte Verarbeitung des Zahlungsprozesses ermöglicht, bei dem keine erneute Dateneingabe oder andere manuelle Eingriffe notwendig sind.

Prüfen Sie bei der automatischen  Generierung von Rechnungen, ob auch im inländischen Zahlungsverkehr IBAN und BIC ausgegeben werden.

Weitere Details verrät der SEPA Migrationsplan.

Für weitere Fragen stehen Ihnen die Experten des RHC Buchhaltungsservice zur Verfügung.
 

 

 

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